Warum jede IT-Strategie besser ist als keine: Ein Leitfaden für KMUs

Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) stehen oft vor der Herausforderung, die Bedeutung einer IT-Strategie zu erkennen. Verständlich, zumal deren Erarbeitung und Umsetzung auf den ersten Blick sehr umfangreich und auch eher als Luxus denn Notwendigkeit erscheint.

Dennoch ist jeder Schritt in Richtung einer IT-Strategie, selbst wenn er klein ist, besser als überhaupt keine Strategie zu haben. Sonst werden wichtige Themen wie Zuständigkeiten, IT- und Cyber-Security, Kostenmanagement und Datenschutz möglicherweise zu wenig beachtet, was schwerwiegende Folgen haben kann. Besonders jetzt, da die Anzahl der Cyber-Angriffe in der Schweiz im ersten Quartal 2023 um fast 18% gestiegen ist.

Anhand 5 konkreter Punkte geben wir in diesem Artikel einen Leitfaden mit Tipps für eine minimale IT-Strategie für KMUs.

Für KMUs sind IT-Technologien und Systeme heutzutage von entscheidender Bedeutung, da sie die Effizienz steigern, den Zugang zu Märkten verbessern und das Wachstum fördern können. Die Einführung und der Betrieb von IT-Systemen erfordern jedoch nicht nur Fachwissen und Ressourcen, sondern auch klare Unternehmensstrukturen, Kommunikationskanäle und Governance-Mechanismen.

Sonst kann es passieren, dass sich die Vertriebsleiterin beim IT-Leiter über Probleme mit dem CRM-System beklagt. Der IT-Leiter wird überrascht, weil er dachte, das CRM sei in Zuständigkeit im Marketing. Der Marketingchef hingegen hat Schwierigkeiten mit einem Marketing-Automatisierungstool und ärgert sich über fehlende Unterstützung aus der IT-Abteilung.

Die Verwirrung über die Zuständigkeiten zwischen den Abteilungen führt nicht nur zu Konflikten und Missverständnissen, sondern auch dazu, dass bei Sicherheitsvorfällen oft nicht rechtzeitig reagiert wird und wertvolle Zeit verstreicht.
Unser Tipp: Klare Regeln und Zuständigkeiten im IT-Bereich im Vorfeld festlegen. Die Organisationsstruktur sollte auch die Rollen und Verantwortlichkeiten im IT-Bereich klar definieren. Wer ist für welche Komponenten und Dienstleistungen der IT-Landschaft zuständig? Wer trifft Entscheidungen bei IT-Ausfällen oder Sicherheitsvorfällen? Diese wichtigen Fragen sollten schriftlich festgehalten werden um solche Probleme in Zukunft zu vermeiden.

Wenn sensible Unternehmensdaten beim Konkurrenten oder persönliche Informationen auf fragwürdigen Websites auftauchen, ist es etwas zu spät, um über Datenschutz nachzudenken. Fakt ist: Hacker finden immer neue und raffiniertere Wege, um KI oder an sich legitimen Tools für böswillige Zwecke zu nutzen. Dennoch ist effektiver Datenschutz weit mehr als nur die Abwehr solcher Bedrohungen.

Unternehmen sind dafür verantwortlich, dass sie die geltenden Datenschutzgesetze einhalten und sensible Unternehmensdaten vor dem Zugriff Dritter (“Data Phishing”) und dem Verlust (“Data Loss”) schützen. Dies erfordert die Implementierung von Datenschutzrichtlinien.

Die Erstellung und Einhaltung solcher Richtlinien kann zwar zeitaufwendig sein. Tut man es nicht, drohen jedoch nicht nur Klagen mit hohen Geldstrafen und Kosten, sondern auch ein empfindlicher Vertrauensverlust bis hin zu Produktionsausfällen.

Unser Tipp: Regelmäßige Audits und Überprüfungen durchführen. Die Anforderungen an den Datenschutz ändern sich kontinuierlich, daher ist es entscheidend sicherzustellen, dass die Datenschutzrichtlinien immer auf dem neuesten Stand sind. Um sensible Daten zu schützen, können IT-Lösungen wie Data Loss Prevention (DLP) behilflich sein, da sie Warnmeldungen auslösen oder Maßnahmen ergreifen, wenn potenzielle Verstöße erkannt werden.

Die interne IT wird in KMUs oft nur als Kostenfaktor betrachtet. Im Rahmen einer minimalen IT Strategie sollte zumindest erkenntlich sein, wie sich die einzelnen Kosten aufteilen und diese entsprechend budgetiert werden.

Das Kostenmanagement sollte auch die langfristige Planung beinhalten. Wie werden sich Ihre IT-Kosten in den nächsten fünf Jahren entwickeln? Welche Investitionen sind geplant? Eine Vernachlässigung dieser Faktoren kann zu bösen Überraschungen führen.

Noch besser ist es, wenn man den blossen IT-Kosten die erwarteten Gewinne in Effizienz und/oder Effektivität gegenübergestellt und so im weiteren Sinne eine Profit-Loss Rechnung für IT-Assets und -Investitionen einführt.

Unser Tipp: Kosten und Nutzen planen und überwachen. Für einfache Kostenbetrachtungen können Tools wie TCO-Rechner verwendet werden. Für eine detaillierte Aufschlüsselung und erweiterte Kosten-/Nutzen-Analysen kann die Einbeziehung externer IT-Berater wie Somnitec hilfreich sein.

Kleine Firmen sehen sich oft als zu klein, um im Fokus von Cyberkriminellen zu stehen. Doch gerade sie können von unerwarteten Vorfällen erschüttert werden. Denn ein raffinierter Cyberangriff kann dazu führen, dass Hacker in die Server eindringen und wertvolle Kundeninformationen gestohlen werden. Und wenn IT-Systeme lahm gelegt werden, breitet sich meist Panik aus.

In solchen Momenten wird deutlich, wie wichtig ein klarer Notfallplan ist, da sonst niemand genau weiss, wie auf den Angriff angemessen reagiert werden soll. Eine schnelle Reaktion minimiert Ausfallzeiten und finanzielle Verluste und verhindert möglichen Rufschaden bei den Kunden.

Unser Tipp: Diese minimalen Notfallpläne braucht’s:

• Disaster-Recovery-Plan: Wie werden IT-Systeme und Daten nach einem schweren Ausfall wiederhergestellt? Welche Anwendungen sind für Ihr Unternehmen unverzichtbar, und welche Ressourcen sind notwendig, um sie wiederherzustellen?
• Incident Response Plan: Welche Arten von Sicherheitsvorfällen könnten auftreten? Wie werden sie erkannt und gemeldet, und welche Schritte sind zu unternehmen?
• Business Continuity Plan: Wie sichern Sie die Fortsetzung wesentlicher Geschäftsprozesse, selbst bei schwerwiegenden Störungen? Wie koordinieren Sie die Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern, falls es zu einer Betriebsunterbrechung kommt?

IT-Sicherheit betrifft nicht nur Techniker. Viele Sicherheitsverletzungen sind auf menschliches Fehlverhalten zurückzuführen, und jeder Mitarbeiter, unabhängig von seiner Rolle, kann meist unbewusst davon betroffen sein. Hier ist ein typisches Beispiel:

Ein Mitarbeitender erhält eine E-Mail, die angeblich von einem wichtigen Kunden stammt. Die E-Mail enthält einen auffälligen Anhang, den der Mitarbeiter aus Neugier öffnet. Leider handelt es sich dabei um eine gefälschte E-Mail mit einem schädlichen Anhang. Die Malware infiziert den Computer und verschlüsselt sensible Daten.

Daher ist es wichtig, eine Sicherheitskultur zu etablieren, die von der Geschäftsführung bis zu den Mitarbeitenden gelebt wird. Unterstützt durch regelmässige Schulungen für IT-Sicherheit wird das Team für sicherheitsbewusstes Verhalten in ihrem täglichen Arbeitsumfeld sensibilisiert.

Unser Tipp: Praktische Übungen zur IT-Sicherheit durchführen. Nutzen Sie zusätzlich Phishing-Simulationen, Penetrationstests und Notfallübungen, um das Sicherheitsbewusstsein der Mitarbeiter zu stärken.

Mit diesen fünf Schritten allein können Sie bereits wesentlich besser auf IT-Risiken reagieren und Ihre individuelle IT-Strategie weiterentwickeln. Dabei können Sie dieses Thema selbstständig angehen oder es an einen Partner wie Somnitec auslagern. Gerne helfen wir Ihnen bei der Entwicklung und Umsetzung Ihrer IT-Strategie und organisieren Schulungen für Ihr Team, um Ihre Sicherheit und Effizienz zu steigern.

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