Microsoft Teams Connect Shared Channels

Remote Work, Homeoffice und Modern Workplace gelten als die Zukunft der Arbeit. Die Teamarbeit stellt in diesem Zusammenhang eine besondere Situation dar – mit ganz eigenen Herausforderungen. Spätestens seit der Coronapandemie erfahren Kollaborations-Plattformen daher eine hohe Akzeptanz. Plattformen wie Microsoft Teams erlauben es Mitarbeitenden, sich zu verbinden, zusammenzuarbeiten und informiert zu bleiben. Sie ermöglichen es, Besprechungen zu hosten, Dateien freizugeben und Telefonanrufe zu tätigen. Viele Mitarbeitende haben zusätzlich damit begonnen, Microsoft Teams zu nutzen, um unmittelbar Unterhaltungen mit externen Nutzern ausserhalb ihres Unternehmens zu führen. Längst dienen Kollaborations-Apps also nicht mehr nur internen Kommunikationsbedürfnissen. Doch mit der Option, Gästen und Mitarbeitenden aus anderen Organisationen den Zugriff auf eigene Unternehmensdaten zu ermöglichen, geht auch das Risiko einher, sensible Daten preiszugeben. Darauf hat Microsoft reagiert – und bietet mit Microsoft Teams Connect nun die Möglichkeit, mit Kunden, Partnern und Kollegen in externen Organisationen zu interagieren, ohne den Tenant zu wechseln. Shared Channels heisst der neue Meilenstein, der die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen weiter vereinfachen soll. Im Folgenden erfahren Sie, welche spannenden Möglichkeiten zur Teamarbeit innerhalb und ausserhalb Ihrer Organisation Shared Channels in Microsoft Teams im Einzelnen zu bieten hat.

Mit Microsoft Teams Connect möchte Microsoft in Zukunft die Zusammenarbeit mit internen und externen Nutzern über die Grenzen eines Teams hinaus erleichtern. Ab sofort ist es ohne Probleme möglich, einzelne Personen oder ganze Teams zu Shared Channels einzuladen – unabhängig davon, welcher Organisation sie angehören. Gäste und Mitarbeitende aus anderen Unternehmen können direkt von ihrem Teams-Konto aus auf den Kanal zugreifen, ohne den Tenant wechseln zu müssen. Dadurch soll die Kommunikation innerhalb und ausserhalb des eigenen Unternehmens weiter vereinfacht werden. Bisher war der Tenant-Wechsel die wohl grösste Herausforderung für externe Nutzer. Dank Teams Connect ist es nun nicht mehr nötig, den Tenant zu wechseln, um nahtlos mit Kunden, Partnern und Kollegen aus anderen Organisationen zusammenzuarbeiten. Shared Channels ist aber bei weitem nicht nur für externe Nutzer ausgelegt. Auch Personen aus der eigenen Organisation können ohne Probleme zu einem Shared Channel eingeladen werden. Das bietet den entscheidenden Vorteil, dass fortan nicht mehr für jedes Thema ein eigenes Team angelegt werden muss.

Anders als Standard Channels oder Private Channels bieten Shared Channels die Möglichkeit, mit externen Nutzern aus anderen Organisationen zu kollaborieren. Das macht sie zur optimalen Lösung, wenn Mitarbeitende innerhalb eines Kanals oder Teilbereichs mit einem externen Nutzer zusammenarbeiten möchten, ohne ihren Workspace in Microsoft Teams komplett freizugeben. Mit Teams Connect können also einzelne Kanäle eines Teams innerhalb einer Organisation mit weiteren Personen geteilt werden, ohne dass diese Personen Mitglied des Teams sein müssen. Gäste und Mitarbeitende aus anderen Organisationen benötigen fortan keinen Gast-Account mehr. Stattdessen können sie direkt innerhalb ihrer eigenen Microsoft-Teams-Umgebung auf die Kanäle zugreifen, zu denen sie eingeladen wurden. Diese Kanäle werden dem Nutzer unmittelbar in der Liste ihrer Teams angezeigt. Das ständige Wechseln des Tenants mit An- und Abmeldung in die verschiedenen Gast-Accounts entfällt also. Wichtig ist, dass der Ersteller, der zugleich auch Besitzer und Administrator des Shared Channels ist, entsprechende Vorbereitungen trifft. Er ist fortan für die Berechtigungen und den Lebenszyklus des Kanals verantwortlich.

Neben einer Vielzahl von Vorteilen bringt Shared Channels in Microsoft auch die eine oder andere Herausforderung mit sich. Allem voran steht der Umstand, dass die Funktionalität durch IT-Administratoren verwaltet werden muss. Es ist unverzichtbar, die IT zu involvieren, um Chaos und Wildwuchs innerhalb der eigenen Arbeitsumgebung zu verhindern. Auch die externen Nutzer und die bestehenden Teams müssen verwaltet und kontrolliert werden, damit es nicht zu ungewollten Zugriffen auf sensible Daten kommt. Zu guter Letzt stellt auch das Management des Lebenszyklus der Kanäle eine Herausforderung dar, die nicht unterschätzt werden sollte: Wie die Microsoft-Teams-Räume sollten auch die Shared Channels nach einer gewissen Zeit archiviert und gelöscht werden.

Millionen von Unternehmen verlassen sich seit Jahren auf Microsoft Teams, um die Kollaboration mit Mitarbeitenden am Arbeitsplatz zu erleichtern. Mit Microsoft Teams Connect liefert Microsoft nun eine weitere Lösung, um die Grenzen der Teamarbeit aufzuheben: Ab sofort können sich Mitarbeitende ohne Probleme mit Kunden, Partnern und Kollegen in externen Organisationen verbinden, ohne sensible Daten für Gäste offenzulegen – für eine sichere Teamarbeit ganz ohne Einschränkungen. Mit all den Möglichkeiten, die Teamarbeit innerhalb und ausserhalb der Organisation zu verbessern, wächst allerdings auch die Verantwortung bei IT-Administratoren, entsprechende Richtlinien für die externe Zusammenarbeit zu definieren. Denn die Öffnung von Teams für externe Nutzer bringt bei allen Vorteilen natürlich auch Sicherheits- und Datenschutzbedenken mit sich. Hinzu kommt, dass IT-Administratoren externe Konten regelmässig überprüfen müssen, um bei Bedarf den Zugriff zu sperren. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, die Verwaltung von Teams Connect zu standardisieren.

Wir, das Team der Somnitec AG, helfen Ihnen gerne dabei, Shared Channels in Microsoft Teams sinnvoll in Ihrem Unternehmen umzusetzen. Als Experten für Modern Workplace wissen wir, dass der Wert der externen Teamarbeit unbestreitbar ist – allerdings nur, wenn sie auch richtig eingesetzt wird. Entsprechend wichtig ist es, das Konzept Ihrer Microsoft-Teams-Struktur individuell an Ihren Bedarf anzupassen. Bei der Aufstellung eines Microsoft-Teams-Konzepts durch uns werden sowohl Ihre Organisationsstrukturen als auch Best Practices berücksichtigt, um zu gewährleisten, dass die Umsetzung der neuen Arbeitswelt gelingt. Sprechen Sie uns an – wir würden uns freuen, Ihr Business mit massgeschneiderten IT-Lösungen voranzubringen!