Code of Conduct

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

im Stile des bekannten portugiesischen Seefahrers und Namensgebers der „fernao“ befinden wir uns nun schon seit einigen Jahren auf einer spannenden Reise. Unter dem Dach der fernao versammeln und vernetzen wir so die einzelnen Unternehmen, die Mitarbeitenden, unsere Kompetenzen und Lösungen und das notwendige Knowhow, um den heutigen und zukünftigen Herausforderungen bei der Gestaltung einer sicheren digitalen Welt mit einem 360°-Ansatz zu begegnen. 

Mit der fernao und unserem House of Experts haben wir uns deshalb dem Claim securing business verschrieben. Es ist das ehrgeizige und umfassende Versprechen das Thema Digitalisierung voranzutreiben, gleichzeitig aber nicht den Blick für die erforderliche Cyber- und Informationssicherheit zu verlieren, um das Geschäft unserer Kunden und Partner und somit letztlich auch unser eigenes Geschäft nachhaltig zu sichern. Verlässlichkeit, Integrität und Vertrauen sind dabei unabdingbare Voraussetzungen, um dieses Versprechen in unseren Geschäftsbeziehungen und innerhalb unserer Gruppe einzuhalten. 

Unsere hervorragende Reputation haben wir uns hart erarbeitet, indem wir alle diese Werte über Jahre hinweg beherzigt haben: Unsere Kunden, Partner, Kollegen und Kolleginnen vertrauen uns, weil sie sich auf uns, unsere Expertise und Integrität stets verlassen können. Gerade deshalb ist die Einhaltung von rechtlichen, ethischen und sozialen Verhaltensregeln sowie ein verantwortungsbewusstes, ehrliches und faires Handeln, im persönlichen Miteinander und im geschäftlichen Kontext eine Grundvoraussetzung. Dies gilt im Besonderen für unsere IT-Branche, die von technologischem Fortschritt und dynamischen Veränderungen geprägt ist. 

Als fernao Gruppe müssen wir folglich gemeinsam mit gutem Beispiel vorangehen und fortwährend im Einklang mit den von uns vertretenen Grundprinzipien handeln. In der Seefahrt heißt es, „nur wer weiß, wohin er segeln will, setzt die Segel richtig“:

Insofern soll der neue Code of Conduct zum einen die gelebten Grundprinzipien, Werte und Verhaltensstandards der fernao Gruppe und jedes Einzelnen von uns widerspiegeln und zum anderen ist er ein verbindlicher Leitfaden für angemessenes Handeln und Auftreten mit Blick auf die Rechte und Pflichten in unserem geschäftlichen Alltag sowie unsere Verantwortung als Mitglied der Gesellschaft und für die Umwelt. 

Lest euch den Code of Conduct daher bitte sorgfältig durch, stellt sicher, dass er in eurem Arbeitsumfeld beachtet wird und macht darauf aufmerksam, wenn ihr im Zusammenhang mit eurer Arbeit ungewöhnliche Vorgänge oder unangemessenes Verhalten bemerken solltet. 

Wir als Geschäftsführung sind dankbar für euren täglichen Einsatz und es erfüllt uns mit Stolz zusammen mit euch weiter an unserem Ziel zu arbeiten, die Geschäftswelt digital und nachhaltig sicherer zu gestalten. Lasst uns dazu im Interesse unserer One Group gemeinsam vorangehen, indem wir weiterhin unsere Werte leben und uns so zu einer Kultur bekennen, in der Verlässlichkeit, Vertrauen und Integrität der ständige Begleiter auf unserer Reise in die fernao {sphere} sind. 

Mit herzlichen Grüßen,

 Nico Birk, im Namen aller Geschäftsführer der fernao Gruppe

Wir wollen jederzeit das höchste Maß an Integrität, Ehrlichkeit und Verantwortung leben und ausstrahlen und verpflichten uns mit der Einführung dieses Code of Conduct stets nach den Prinzipien unseres Leitbildes, fair und gesetzmäßig zu handeln.

1.1 Für wen gilt dieser Code of Conduct? 

Dieser Verhaltenskodex (nachfolgend „Code of Conduct“) adressiert alle Organe, gesetzlichen Vertreter und Beschäftigen der fernao group GmbH und ihrer Tochtergesellschaften (gemeinsam im Folgenden „fernao“ oder „fernao Gruppe“ genannt) gleichermaßen. Er gilt sowohl für den respektvollen Umgang untereinander als auch mit Kunden, Partnern, Lieferanten, Mitbewerbern, öffentlichen Stellen, Behörden sowie sonstigen Organisationen und Marktteilnehmern. 

Sofern für einzelne Inhalte dieses Code of Conduct speziellere Richtlinien oder Vorgaben bestehen, sind diese zu beachten. Solch weiterführende Richtlinien und Anweisungen dürfen jedoch in keinem Fall den Grundprinzipien dieses Code of Conduct widersprechen. Zu den Themen des Code of Conduct werden die Beschäftigten der fernao regelmäßig informiert. 

1.2 Wozu dient der Code of Conduct im geschäftlichen Alltag? 

Die Einhaltung von rechtlichen, ethischen und sozialen Verhaltensregeln sowie verantwortungsbewusstes und faires Geschäftshandeln sind für die fernao unabdingbar, um sowohl den anwendbaren gesetzlichen und regulatorischen als auch unseren eigenen Anforderungen zu entsprechen. Der Code of Conduct fasst daher die wesentlichen Inhalte der fernao Kultur und derartiger Verhaltensregeln zusammen. Als übergeordnete Richtlinie ist er somit fundamentale Voraussetzung für die Einhaltung von Compliance-Vorgaben, unser gemeinsames Wirken und die nachhaltige Vertrauensbildung.

2.1 Einhaltung geltenden Rechts

Es ist für uns selbstverständlich, dass wir die geltenden gesetzlichen Regelungen und Vorschriften einhalten. Dies gilt auch für bestehende Richtlinien und Orientierungshilfen sowie anerkannte Wertmaßstäbe unserer Gesellschaften und der Gruppe.

 2.2 Unser Leitbild (Werte, Führungsverständnis und Kultur)

 Wir als fernao haben den Anspruch an uns, stets nach den höchsten ethischen, sozialen und umweltfreundlichen Unternehmensstandards zu handeln:

•  Gegenseitiger Respekt und Vertrauen sowie ein wertschätzendes kollegiales Arbeitsumfeld sind in unserer gemeinsamen Unternehmung ein zentraler Wert und essenzieller Bestandteil der Kultur.
• Jeder Mensch ist ein Individuum und sollte als solches betrachtet werden. Wir akzeptieren andere Meinungen, lernen stetig und fördern eine positive Fehlerkultur.
• Uns sind persönliche und soziale Vielfalt, Inklusion, Gleichbehandlung und Chancengleichheit besonders wichtig. Bei der Einstellung, Vergütung, Förderung und Auswahl unserer Beschäftigten spielen ethnische Herkunft, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, Alter, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität, Familienstand, Behinderungen oder vergleichbare Dinge daher keine Rolle.
• Wir sind stets auf einen toleranten, offenen und respektvollen Umgang miteinander bedacht, handeln unternehmerisch, nachhaltig und verlässlich. In diesem Rahmen ist unser Auftreten dem Anlass angemessen und verbindlich. Außerdem schätzen wir die Zeit und berechtigten Anliegen unserer Gesprächspartner.
• Unsere Führungskräfte verstehen wir als Multiplikatoren: Sie tragen unsere Werte in die Unternehmensgruppe und übernehmen Verantwortung dafür, eine Kultur zu schaffen, in der die Einhaltung unserer Grundprinzipien selbstverständlich ist. Außerdem treiben sie Change Prozesse voran, setzen strategische Vorgaben um und fördern, motivieren und unterstützen ihre Teams bei der Erreichung gemeinsamer realistischer Ziele, indem sie ihnen Verantwortung übertragen, sie „frei arbeiten“ lassen und passende Werkzeuge für deren größtmöglichen Erfolg bereitstellen.
• Wir sind dankbar, in einer Demokratie und in der europäischen Wertegemeinschaft tätig sein zu dürfen. Daher bekennen wir uns zur freiheitlich demokratischen Grundordnung im Sinne des deutschen Grundgesetzes, dem Schutz von Menschenwürde und Grundrechten und zum proaktiven Schutz der Demokratie. 

Dieses Leitbild ist für uns ein wichtiger Bestandteil, um ein nachhaltiges Wachstum zu fördern, das heißt, unter Berücksichtigung der Belange unserer Umwelt und der Menschen darin, langfristig und wirtschaftlich zu wachsen. Dabei verstehen wir wirtschaftliche Stabilität als eines unserer Nachhaltigkeitsziele.

2.3 Keine Duldung von Verstößen gegen unsere Werte, Benachteiligung und Diskriminierung 

Benachteiligungen und Diskriminierung jeglicher Art werden in unserer Unternehmensgruppe nicht geduldet. Auch Mobbing, Machtmissbrauch, Einschüchterung, Erniedrigung, Beschimpfungen, Bedrohung und andere Formen von Belästigung oder Verhalten, welches die Würde einer Person beeinträchtigt oder verletzt, werden wir nicht tolerieren. 

Dazu zählen insbesondere sexistische, anzügliche, demütigende oder verächtliche Bemerkungen oder Handlungen. Gleiches gilt für die Zurschaustellung und Verbreitung von pornographischem Material, unerwünschten körperlichen Kontakt, das willentliche und beharrliche Verfolgen einer Person oder das Ausnutzen eines Abhängigkeitsverhältnisses. 

Bei Verstößen gegen unsere in diesem Code of Conduct formulierten Werte, Benachteiligung oder Diskriminierung werden wir ausnahmslos und proaktiv für den Schutz unserer Beschäftigten eintreten. Zudem ermutigen wir unsere Beschäftigten hinzuschauen und unangemessenes Verhalten anzusprechen.

3.1 Menschenrechte

Alle Menschen sind frei und gleich an Würde und Rechten geboren. Die Wahrung der Menschenrechte ist eine der Kernverantwortungen eines jeden Unternehmens und die Basis unseres Zusammenlebens. Daher sind die Menschenrechte und alle damit in Verbindung stehenden Normen und gesellschaftlichen Pflichten ein unabdingbarer Teil der fernao-Unternehmenskultur. Diese Werte werden sowohl intern als auch gegenüber Kunden und Dritten stets hochgehalten. 

Wir verurteilen jede Form von Menschenrechtsverletzungen (z. B. Zwangs- und Kinderarbeit), auch bei unseren Geschäftspartnern und Lieferanten. Als fernao Gruppe verpflichten wir uns, insbesondere keine Form der Beschäftigung von Personen unter dem gesetzlichen Mindestalter, wie es in den jeweiligen nationalen Gesetzen und internationalen Übereinkommen festgelegt ist (Kinderarbeit), zu tolerieren oder zu unterstützen. Das gleiche gilt auch für Tätigkeiten, zu denen Menschen unter Androhung einer Strafe oder eines sonstigen empfindlichen Übels gegen ihren Willen gezwungen werden (Zwangsarbeit).

3.2 Gerechtes und gesundes Arbeitsumfeld, faire Arbeitsbedingungen

Wir sehen uns in der Pflicht, allen Beschäftigten ein gesundes Arbeitsumfeld zu bieten. Dafür legen wir besonderen Wert auf Sicherheitsvorkehrungen am Arbeitsplatz und allgemein umsichtiges Verhalten im Zusammenwirken mit anderen. Wir befolgen die Gesetze und Regelungen zur Gesundheit und Arbeitssicherheit am Arbeitsplatz. Dabei treffen wir insbesondere angemessene Maßnahmen zur Minimierung der Gefahrenursachen und Unfällen am Arbeitsplatz. 

Darüber hinaus pflegen wir die ausnahmslose Befolgung von Sozial- und Mindeststandards. Wir zahlen faire Gehälter, sorgen für angemessene Arbeitszeiten und wirken auf die Wahrnehmung von Erholungsurlauben hin. In diesem Zusammenhang ist die Einhaltung von geltendem Arbeits- und Sozialrecht sowie entsprechende Mindestlohngesetze für uns selbstverständlich. 

 3.3 Ökologische Nachhaltigkeit

 Eine langlebige und qualitativ hochwertige Arbeit ist uns ein zentrales Anliegen und hebt uns von Mitbewerbern ab. Nachhaltigkeit beziehen wir nicht nur auf unsere Leistungen, sondern auch auf den Umgang mit der Umwelt. Daher ist ein verantwortungsbewusstes Handeln im Bereich Umweltschutz integraler Bestandteil der fernao-Kultur. Unser Ziel ist es, durch schonende Ressourcennutzung (insb. verantwortungsvollen Umgang mit Wasser und Energie), Recycling und fachgerechte Entsorgung, unseren ökologischen Fußabdruck möglichst klein zu halten. Nicht zuletzt streben wir daher weitere Zertifizierungen bzw. die Aufrechterhaltung bestehender Zertifizierungen nach dem Umweltstandard ISO 14001 an.

4.1 Vertrauen und Klarheit 

Wir schaffen Vertrauen und Klarheit bei jedem Projekt und zwischen allen Beteiligten. Damit dies gelingt, pflegen wir einen transparenten, offenen Umgang mit Kunden und Beschäftigten. Durch diese Haltung sind wir ein vertrauensvoller Partner für unser Umfeld. 

4.2 Geschenke, Bewirtung und Einladung

Geschenke und Einladungen erfolgen ausnahmslos freiwillig und nicht als Bestechung oder Gegenleistung. Die Einflussnahme auf Beschäftigte der fernao Gruppe durch unangemessene Einladungen oder Geschenke wird nicht toleriert. Kleinere, branchenübliche Einladungen oder Geschenke dürfen nur von geringem finanziellem Wert sein und müssen dem vor Ort üblichen Geschäftsgebaren entsprechen sowie mit den spezifischen Compliance-Richtlinien der fernao vereinbar sein. Es wird von allen Beschäftigten erwartet, sich im Zweifel zusätzlichen Rat einzuholen, bevor Einladungen akzeptiert werden. 

4.3 Schutz vor Korruption, Bestechung und Bestechlichkeit 

Bestechung und Bestechlichkeit, Korruption, Geldwäsche und sonstige Verhaltensweisen, die die Integrität unseres Unternehmens beeinträchtigen können, sind strafbar und werden in keiner Weise geduldet. fernao untersagt ausdrücklich jede Form der Korruption, Erpressung oder Veruntreuung. Es darf nicht gegen nationale oder internationale Bestimmungen zur Korruptionsbekämpfung verstoßen werden. Weiterhin handeln wir stets integer und nach bestem Wissen und Gewissen bei all unseren Geschäftsbeziehungen, insbesondere mit staatlichen Stellen und sonstigen Amtsträgern. 

Sollten wir feststellen, dass Amtsträger, Kunden, Lieferanten oder sonstige Dritte in unlauterer Weise Vertreter/Vertreterinnen und/oder Beschäftigte der fernao Gruppe zu beeinflussen versuchen oder bereits beeinflussen, werden wir dies unterbinden, rechtlich untersuchen und ggf. zur Anzeige bringen. Vertreterinnen und Vertreter sowie Beschäftigte, die sich beeinflussen lassen oder es versuchen, werden wir – ungeachtet strafrechtlicher Konsequenzen – disziplinarisch zur Verantwortung ziehen. 

Jedwede Versuche von Amtsträgern, Lieferanten, Kunden oder sonstigen Dritten, uns in unserer Entscheidung unlauter zu beeinflussen, sind der zuständigen Führungskraft und den Compliance Verantwortlichen anzuzeigen. 

4.4 Ethische Geschäftsgebaren von Kunden, Lieferanten und sonstigen Dritten

 In unseren Geschäftsbeziehungen dulden wir keine Form unlauterer Geschäftsgebaren oder Verstöße gegen die Grundsätze dieses Code of Conduct. Die Anforderungen und Standards, die wir uns als fernao mit diesem Verhaltenskodex auferlegen, berücksichtigen wir ebenfalls bei unseren Kunden, Lieferanten und sonstigen Dritten. Wir erwarten insbesondere, dass unlautere, rechts- und sittenwidrige Geschäftshandlungen sowie Verstöße gegen ethische Grundsätze stets unterlassen werden. Außerdem achten wir bei Exporten auf aktuell geltende Sanktionslisten und Lieferbeschränkungen. Unsere Lieferbeziehungen überprüfen wir in angemessenem Umfang, um sicherzustellen, dass Verpflichtungen eingehalten und bei Verstößen angemessene Maßnahmen ergriffen werden, um Abhilfe zu schaffen und Wiederholungen zu vermeiden. 

Als fernao Gruppe fühlen wir uns verpflichtet, die Grundsätze dieses Code of Conduct in unseren Geschäftsaktivitäten und Beziehungen einzuhalten und aktiv an der Förderung der hier dargelegten Werte in der gesamten Lieferkette mitzuwirken. 

4.5 Fairer Wettbewerb

 Wir respektieren die berechtigten Wettbewerbsinteressen unserer Mitbewerber und setzen keine unlauteren Mittel und wettbewerbsrechtlich verbotenen Geschäftspraktiken ein.

5.1 Die Qualität unserer Leistungen

Alle Aufgaben erfüllen wir nach bestem Wissen und Gewissen und sorgen für eine bestmögliche Qualität. Die Kundenzufriedenheit liegt uns dabei ebenso am Herzen wie die stetige Verbesserung und Weiterentwicklung unserer Leistungen. Wir hinterfragen stetig, ob unser aktuelles Wirken Sinn ergibt. Dies gilt für einzelne Projekte gleichermaßen wie für das gesamte Geschäftsmodell. Wir erstellen sinnvolle, nachhaltige und zukunftssichere Lösungen für unsere Organisation und unsere Kunden. Die Reflexion des eigenen Handelns ist daher nicht nur gewünscht, sondern ausdrücklich gewollt, um sinnvolle und nachhaltige Lösungen zu erreichen.

5.2 Sorgfältiger Umgang mit IT-Systemen 

Digitale Informationen verbreiten sich schnell und sind einfach zu vervielfältigen. Aus diesem Grund erfolgt die Verwendung von digitalen Inhalten stets mit Bedacht und wir achten sorgfältig auf den Inhalt von E-Mails, Anhängen und ausgetauschten Dateien und Informationen.

5.3 Umgang mit eigenen und fremden Vermögenswerten

Wir gehen verantwortungsbewusst, sinnvoll und effizient mit Vermögenswerten um, unabhängig davon, ob es sich um Arbeitsmittel, IT-Ausstattung, geistiges Eigentum oder sonstige Vermögenswerte handelt. Darüber hinaus sind wir sorgsam im Hinblick auf Unternehmensvermögen Dritter und respektieren und achten bestehende Schutzrechte.

5.4 Umgang mit vertraulichen Informationen und Datenschutz 

Informationssicherheit und Datenschutz gehören in der fernao zu den Kernthemen der Compliance. Dabei gilt es nicht nur die gesetzlichen Rahmenbedingungen zu beachten, sondern auch unseren eigenen Ansprüchen im Umfeld der IT Sicherheit und den Anforderungen unserer Kunden und Partner gerecht zu werden. Hierzu stellen wir mit geeigneten Maßnahmen und Management-Prozessen sicher, dass die Regelungen und Anforderungen aus Informationssicherheit und Datenschutz eingehalten werden.

Darüber hinaus stellen wir die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit von Informationen sicher, indem wir diese entsprechend ihrer Sensibilität und Kritikalität sowie ihres ideellen Wertes im Einklang mit vertraglichen, gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen schützen.

Die Beschäftigten der fernao Gruppe werden insbesondere zu den Themen Informationssicherheit und Datenschutz regelmäßig sensibilisiert und geschult. 

5.5 Umgang mit und Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen 

Wir halten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Bilanzierung ein. Danach müssen Datenerfassungen und andere Aufzeichnungen stets vollständig, richtig sowie zeit- und systemgerecht sein. Insofern müssen Finanzberichte sowie sonstige Geschäftsunterlagen wahrheitsgemäß, transparent und korrekt sein. Die Anfertigung von Aufzeichnungen, Dateien und ähnlichen Dokumentationen, die vertrauliche Informationen enthalten, ist nur gestattet, wenn dies unmittelbar im Interesse der fernao erfolgt. Alle Geschäftsunterlagen sind gemäß den gesetzlichen und internen Vorgaben aufzubewahren.

6.1 Explizit offene Aussprache bei Konflikten 

Wir ermutigen zu freiem und kritischem Denken und legen Wert auf eine konstruktive Feedbackkultur. Auch ohne, dass es sich um Compliance-Verstöße handelt, sollen Beschäftigten keine Nachteile dadurch entstehen, dass sie sich zu bestimmten Entwicklungen oder Aspekten äußern. Vielmehr sind derartige Aussagen erwünscht, damit wir uns stetig verbessern können. Entstehende Konflikte lösen wir im Rahmen offener und konstruktiver Aussprachen.

6.2 Meldung von Compliance-Verstößen / Whistleblowing

Die Wahrung von Compliance-Vorgaben ist uns wichtig. Zur Einhaltung von rechtlichen und regulatorischen Vorgaben und zum Schutz von Hinweisgebern, bieten wir verschiedene interne Meldekanäle an, die es Beschäftigten ermöglichen, in einem geschützten Rahmen potenzielle Verstöße zu melden und eine interne Prüfung anzuregen. Dafür setzen wir auf die Eigeninitiative eines jeden Beschäftigten und sorgen für eine hinweisgeberfreundliche Kultur. Sofern Beschäftigte im Rahmen ihrer Tätigkeit auf Missstände aufmerksam werden, weisen wir darauf hin, dass es unbedingt erwünscht ist, derartige Umstände umgehend zu melden.

6.3 Konsequenzen bei Verstößen 

Die Einhaltung der Vorgaben des Code of Conduct ist uns ein fundamentales Anliegen. Wir erachten es als essenziell für unser Zusammenarbeiten sowohl innerhalb der fernao Gruppe als auch mit allen Beteiligten am Markt und in der Gesellschaft insgesamt. Daher stellen wir sicher, dass bei allen Beschäftigten das Bewusstsein besteht, dass wir die Einhaltung der hier festgelegten Verhaltensrichtlinien unabhängig von der hierarchischen Stellung konsequent durchsetzen werden.

6.4 Meldewege und Kontaktpersonen

Die Compliance-bezogenen Kontaktpersonen und relevanten Meldewege (z.B. zum Hinweisgeber-Meldeportal) werden innerhalb der einzelnen Gesellschaften sowie der fernao Gruppe insgesamt kommuniziert und sind den Mitarbeitenden unter anderem im Intranet dauerhaft zugänglich.

Für Compliance-Themen dieses Code of Conduct sowie einen konstruktiven Austausch und Anregungen zur Optimierung unserer Leitlinien und Prozesse stehen wir zudem jederzeit unter folgenden Kontaktinformationen zur Verfügung:

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