Erhöhte Produktivität
Mitarbeitende greifen auf Tools zurück, die intuitiv bedienbar sind und ihre Arbeitsabläufe beschleunigen. Ohne langwierige Genehmigungsprozesse oder eingeschränkte Funktionen arbeiten Teams agiler.
Schatten-IT (Shadow IT)
Was ist Schatten-IT?
Schatten-IT bezeichnet die Nutzung nicht genehmigter IT-Systeme, Software oder Cloud-Dienste durch Mitarbeitende – oft aus dem Wunsch nach effizienteren oder benutzerfreundlicheren Tools.
Dazu gehören auch private, ungesicherte Geräte, die mit dem Unternehmensnetzwerk verbunden sind. Nutzer Schatten-IT greifen häufig auf solche Lösungen zurück, wenn offizielle Unternehmens-Tools als zu langsam oder unflexibel empfunden werden.
Die Verwendung von Schatten-IT entsteht meist, wenn Mitarbeitende bestehende IT-Ressourcen als unzureichend empfinden. Dies kann kurzfristig die Produktivität steigern, birgt jedoch erhebliche Risiken.
Warum ist sie ein Risiko?
Da Shadow IT außerhalb der Kontrolle der IT-Abteilung läuft, fehlen oft Sicherheitsupdates, Compliance-Richtlinien und Monitoring. Dies erhöht die Anfälligkeit für Cyberangriffe, Datenlecks und regulatorische Verstöße.
Besonders in Unternehmen mit einer Bring Your Own Device-Richtlinie kann die Gefahr durch Schatten-IT weiter steigen, da private Geräte oft nicht den Sicherheitsstandards des Unternehmens entsprechen.
Eine flexible IT-Infrastruktur und enge Zusammenarbeit zwischen IT-Teams und Mitarbeitenden sind entscheidend, um unkontrollierte Nutzung zu vermeiden und sichere Alternativen bereitzustellen.
Was ist die am weitesten verbreitete Form von Schatten-IT?
Die am häufigsten genutzte Form von Schatten-IT sind cloudbasierte Software-as-a-Service (SaaS)-Anwendungen und Cloud Services. Dazu gehören beliebte Tools wie Google Drive, Dropbox, Slack oder Trello. Diese Dienste bieten Nutzer Schatten-IT flexible und schnelle Lösungen für Kommunikation, Dateiaustausch oder Projektmanagement – oft effizienter als die vom Unternehmen bereitgestellten Tools.
Auch persönliche Geräte wie Smartphones, Tablets oder Laptops, die ohne Freigabe im Unternehmensnetzwerk genutzt werden, zählen zu den häufigsten Formen von Schatten-IT. Bring Your Own Device-Konzepte fördern diesen Trend, da Mitarbeitende ihre eigenen Endgeräte für Arbeitszwecke nutzen.
Was sind die Vorteile von Schatten-IT-SaaS?
Schatten-IT wird nicht nur aus Bequemlichkeit genutzt – sie bietet oft echte Vorteile für Mitarbeitende und Teams. Besonders SaaS-Anwendungen ermöglichen flexiblere, effizientere Arbeitsprozesse.
Schnelle Innovation
Unternehmen können von neuen Technologien profitieren, ohne auf langwierige IT-Implementierungen zu warten. Teams experimentieren mit modernen Lösungen, die Geschäftsprozesse optimieren können.
Flexibilität & Skalierbarkeit
Cloud-Dienste bieten sofortigen Zugriff, sind oft günstiger als interne Lösungen und lassen sich nach Bedarf skalieren. Das erleichtert die Zusammenarbeit in verteilten Teams.
Bessere Kollaboration
Tools wie Slack oder Trello ermöglichen eine effizientere Kommunikation und Projektorganisation – besonders in hybriden oder remote arbeitenden Teams
Welche Risiken und Herausforderungen bringt Schatten-IT mit sich?
Obwohl Schatten-IT kurzfristig Vorteile bietet, stellt sie langfristig eine ernste Bedrohung für Unternehmen dar. Die größten Risiken liegen in den Bereichen Sicherheit, Compliance und IT-Management.
Sicherheitsrisiken
Da Schatten-IT außerhalb der Kontrolle der IT-Abteilung genutzt wird, fehlen oft wichtige Sicherheitsmaßnahmen. Unautorisierte Software kann Schwachstellen enthalten, die Angreifende ausnutzen. Zudem sind Sicherheitsupdates oder Verschlüsselungsstandards nicht immer gewährleistet.
Datenverlust & Lecks
Wenn Mitarbeitende sensible Daten über nicht freigegebene Cloud-Dienste speichern oder teilen, besteht die Gefahr von Datenverlusten. Data Loss Prevention (DLP)-Maßnahmen sind entscheidend, um Datenabflüsse zu erkennen und zu verhindern.
Compliance-Verstöße
Unternehmen unterliegen strengen Datenschutzvorschriften wie der DSGVO oder ISO 27001. Schatten-IT kann dazu führen, dass sensible Informationen außerhalb der regulierten IT-Prozesse verarbeitet werden – ein potenzieller Compliance-Verstoß mit rechtlichen und finanziellen Folgen.
Mangelnde Integration
Schatten-IT-Anwendungen sind oft nicht mit bestehenden IT-Systemen kompatibel. Dadurch entstehen Datensilos, die den Informationsfluss im Unternehmen behindern und zu ineffizienten Prozessen führen.
Erhöhte IT-Kosten
IT-Abteilungen müssen zusätzliche Ressourcen aufwenden, um Schatten-IT nachträglich abzusichern oder Datenverluste zu beheben. Die Verwaltung unkontrollierter Anwendungen kann langfristig teurer sein als eine zentrale, gut durchdachte IT-Strategie.
Schatten-IT strategisch angehen
Unternehmen müssen sich bewusst sein, dass Schatten-IT nicht nur ein technisches, sondern auch ein strategisches Problem ist. Eine proaktive Lösung ist erforderlich, um Risiken der Schatten-IT zu minimieren und gleichzeitig die Vorteile sinnvoll zu nutzen.
Schatten-IT erkennen & beseitigen: Die entscheidende Rolle der IT-Teams
Unternehmen müssen gezielte Strategien entwickeln, um effektives Schatten-IT-Management zu gewährleisten.
| Strategie | Erläuterung |
|---|---|
| Netzwerk-Monitoring | Mithilfe von Tools zur Netzwerküberwachung lassen sich unbekannte Anwendungen und nicht autorisierte Geräte identifizieren. Der Datenverkehr wird analysiert, um verdächtige Aktivitäten zu erkennen. |
| Cloud Access Security Broker (CASB) | CASB-Lösungen bieten umfassende Transparenz über genutzte Cloud-Dienste und helfen, nicht freigegebene Anwendungen aufzudecken und zu kontrollieren. |
| Mitarbeitende sensibilisieren | Schulungen und Workshops zum Thema Schatten-IT erhöhen das Bewusstsein und fördern eine verantwortungsvolle Nutzung. |
| Richtlinien & Prozesse optimieren | Klare Richtlinien zur Nutzung von Software und Geräten sowie ein schneller Freigabeprozess verhindern, dass Mitarbeitende auf inoffizielle Lösungen zurückgreifen. |
| Automatisierte Tools einsetzen | Automatisierte Sicherheitslösungen erkennen und blockieren unautorisierte Anwendungen frühzeitig. |
Was ist eine Richtlinie für Schatten-IT?
Eine klare Schatten-IT-Richtlinie hilft Unternehmen, die unkontrollierte Nutzung von nicht autorisierten IT-Lösungen zu minimieren, ohne die Innovationskraft der Mitarbeitenden einzuschränken.
Eine effektive Richtlinie sollte folgende Punkte umfassen:
Definition & Zielsetzung
Die Richtlinie sollte klar definieren, was als Schatten-IT gilt und welche Risiken damit verbunden sind. Gleichzeitig muss sie das Ziel formulieren: eine sichere und transparente IT-Nutzung im Unternehmen.
Genehmigungsprozesse für neue Software
Unternehmen sollten einen schnellen und transparenten Prozess für die Einführung neuer Anwendungen bereitstellen. Mitarbeitende müssen wissen, welche Tools erlaubt sind und wie sie neue Lösungen offiziell anfragen können.
Sicherheits- & Compliance-Anforderungen
Die Richtlinie muss sicherstellen, dass jede genutzte Software den Unternehmensstandards für Datenschutz, Verschlüsselung und Zugriffskontrolle entspricht.
Monitoring & Kontrolle
IT-Abteilungen sollten regelmäßig prüfen, welche Software und Cloud-Dienste im Unternehmen genutzt werden, um unautorisierte Anwendungen frühzeitig zu erkennen.
Sensibilisierung & Schulung
Mitarbeitende sollten regelmäßig geschult werden, um das Bewusstsein für Schatten-IT und deren Risiken zu erhöhen. Einfache und verständliche Richtlinien sorgen dafür, dass die Vorgaben im Arbeitsalltag auch umgesetzt werden.
Alternative Lösungen anbieten
Unternehmen sollten aktiv nach benutzerfreundlichen und sicheren Alternativen suchen, um den Bedarf an inoffiziellen Tools zu reduzieren.
Mit einer gut durchdachten Schatten-IT-Richtlinie können Unternehmen Risiken minimieren, Compliance-Anforderungen erfüllen und gleichzeitig eine moderne, flexible IT-Umgebung schaffen.
Fazit
Schatten-IT ist in vielen Unternehmen weit verbreitet – oft getrieben durch den Wunsch nach flexibleren und effizienteren Arbeitsmitteln. Doch unkontrollierte IT-Nutzung birgt erhebliche Risiken für Sicherheit, Compliance und IT-Management.
Mit der richtigen Strategie können Unternehmen Schatten-IT erkennen, minimieren und verhindern. Klare Richtlinien, moderne Sicherheitslösungen und ein offener Dialog mit den Mitarbeitenden sind der Schlüssel zu einer sicheren und produktiven IT-Umgebung. Unternehmen, die proaktiv handeln, schützen nicht nur ihre Daten, sondern fördern auch Innovation und Effizienz.
Wie fernao Unternehmen bei der Bewältigung von Schatten-IT unterstützt
fernao bietet maßgeschneiderte Lösungen für IT-Infrastruktur und Sicherheitsstrategien, um Schatten-IT zu identifizieren, zu kontrollieren und nachhaltig zu reduzieren. Mit modernen Sicherheits-Tools wie Data Loss Prevention (DLP), kontinuierlicher Beratung und einem tiefen Verständnis für IT-Ressourcen-Management helfen wir Unternehmen, ihre IT-Landschaft sicher und transparent zu gestalten.
Unsere Expertisen im Bereich Cyber Security, Cloud-Management und Compliance ermöglichen es, individuelle Strategien zu entwickeln, die effektives Schatten-IT-Management unterstützen. Wir begleiten Unternehmen dabei, innovative Tools sicher zu integrieren und Risiken der Schatten-IT zu minimieren – für eine zukunftssichere IT-Umgebung.
